Als Microsoft 365 werden nicht nur die Office-Programme wie Outlook, Word, Excel und Powerpoint bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine Vielzahl an Cloud-Diensten, wie z.B. Exchange 365 oder SharePoint 365, die es ermöglichen, komplett in der Cloud zu arbeiten. Meistens wird ein monatliches Abonnement abgeschlossen, das die Nutzung des Office-Pakets sowie der Cloud-Dienste beinhaltet. Eine Firma benötigt oft keinen eigenen lokalen Server mehr, sondern kann mit Microsoft 365 komplett in der Cloud arbeiten. Voraussetzung dafür ist natürlich eine gute Internetverbindung.
Microsoft Exchange
Ein Exchange-Postfach bietet gegenüber einem normalen IMAP-Postfach einige Vorteile. Da die meisten Anwender mit mehreren Geräten arbeiten (PC, Laptop, Smartphone) ist es wichtig, dass die Daten auf allen Geräten synchronisiert werden. Bei einem Exchange-Postfach werden neben den Mails auch die Kontakte und der Kalender synchronisiert. Das ist mit einem IMAP-Postfach nicht möglich, dort werden nur die Mails synchronisiert. Wenn ich auf meinem PC einen neuen Kontakt erstelle oder einen neuen Kalendereintrag mache, dann erscheint dieser Kontakt bzw. Kalendereintrag auch auf allen anderen Geräten, auf denen das Exchange-Postfach eingerichtet ist.
Microsoft OneDrive
Mit OneDrive ist es möglich, meine Dateien in der Cloud zu sichern und zwischen allen Geräten zu synchronisieren. OneDrive ist einfach einzurichten, da es bereits auf allen Windows-PCs installiert ist. Um OneDrive zu nutzen, muss ich mich nur mit meinem Microsoft-Konto anmelden und schon werden alle Daten in der Cloud gespeichert. Bei der kostenlosen Version von OneDrive gibt es nur 5 GB Speicherplatz. Besser ist es, eine Microsoft 365 Business Lizenz zu kaufen. Dann habe ich bei OneDrive 1 TB Speicherplatz. OneDrive ist für Privatkunden oder Einzelunternehmer konzipiert worden, da ich bei OneDrive keine Berechtigungen für verschiedene Benutzer vergeben kann.
Microsoft SharePoint
SharePoint funktioniert technisch gesehen ähnlich wie OneDrive. Der Vorteil gegenüber OneDrive ist aber, dass ich bei SharePoint Berechtigungen für unterschiedliche Benutzer vergeben kann. Die Zielgruppe von SharePoint sind Unternehmen, wobei die Mitarbeiter gleichzeitig an allen Ordnern und Dateien arbeiten können. Die Einrichtung von SharePoint ist aufwendiger als die Einrichtung von OneDrive. Dafür bietet SharePoint aber mehr Möglichkeiten und sollte deshalb von Firmen bevorzugt werden.